Somente 29% dos projetos de tecnologia da informação são finalizados com sucesso, de acordo com uma pesquisa da consultoria internacional Standish Group.
Em geral, a falta de um bom planejamento, problemas de comunicação e má utilização dos recursos disponíveis são as principais causas de erros dentro da gestão de projetos de tecnologia.
Mas outros fatores também contribuem para essa baixa taxa de sucesso dentro de setores mais em alta do mercado. À frente da consultoria Projeta – Inteligência em Projetos, Rafael Villega observa que a falta de processos bem definidos somada à necessidade de agilidade que o setor demanda são uma combinação que prejudica a taxa de sucesso dos projetos em tecnologia.
“Por ser um ambiente ágil e complexo, os profissionais podem ter dificuldades em planejar suas atividades, saber quais demandas priorizar ou como aplicar os recursos. Isso compromete o andamento do trabalho como um todo, ainda mais pelo fato dos departamentos de TI trabalharem em colaboração com diversos setores da empresa. Então, se um projeto deles falhar, eles podem atrapalhar todo o planejamento estratégico de uma organização”, explica.
Os erros mais comuns no setor de tecnologia e como evitá-los
Para evitar que isso aconteça, o consultor da Projeta apresenta os erros mais comuns relacionados ao gerenciamento de projetos no setor de tecnologia e como evitá-los:
- Falta de planejamento: Para que um projeto possa ser bem realizado, é necessário definir um cronograma detalhado de todas as tarefas que devem ser desenvolvidas. Rafael Villega aponta que alguns pontos que não podem ficar de fora do planejamento como os prazos, as atividades, a ordem em que elas devem ser executadas e o tempo estimado de realização.
- Não definir um escopo: O escopo irá determinar que tipo de abordagem deve ser adotada para a realização do trabalho e as melhores práticas para definir as necessidades do projeto.
“Muitos projetos falham quando os requisitos não foram corretamente identificados, logo, é importante coletar as informações assim que identificadas as partes interessadas para que estes sejam coletados, documentados e gerenciados já no início do projeto e ao longo do mesmo para atender aos objetivos do projeto”, aponta Rafael Villega. Ele complementa que mudar constantemente o escopo também é prejudicial para o trabalho.
- Falhas na comunicação: Aproximadamente 90% do tempo gasto para a realização de projetos é investido na comunicação entre as partes envolvidas e na checagem do desenvolvimento do trabalho. Por conta disso, o setor de tecnologia não pode trabalhar como um departamento à parte dos demais, como fez por muito tempo.
O consultor da Projeta esclarece que problemas de comunicação podem fazer com que prazos não sejam cumpridos, ocasionando em atrasos, que os profissionais não entendam o que é esperado deles, impactando na qualidade das entregas, e que as demandas dos clientes não sejam atendidas, pondo em risco a relação com stakeholders.
- Não tomar cuidado com a segurança de dados: Tecnologia e dados andam lado a lado, por isso é importante tomar precauções para garantir a segurança dessas informações e adequar os processos à Lei Geral de Proteção de Dados.
Uma pesquisa do Global Information Security, revelou que 60% dos profissionais da área de segurança cibernética percebeu um aumento de ataques durante a pandemia. E o vazamento desses dados pode causar prejuízos à organização e aos profissionais. Por isso, qualquer projeto de tecnologia precisa ter protocolos reforçados em caso de ciberataques.
- Não investir em recursos físicos e humanos: Profissionais que trabalham com tecnologia precisam ter acesso aos equipamentos e softwares mais atualizados possíveis. Cabe às organizações fornecerem a infraestrutura necessária para que os colaboradores consigam cumprir todas as etapas do projeto. Além disso, facilitar o processo de atualização e especialização dos conhecimentos dos profissionais também contribui para a eficiência do trabalho.
Por fim, o consultor da Projeta afirma que, com a gestão de projetos, as organizações conseguem entender as necessidades dos clientes, traduzindo suas expectativas em requisitos mensuráveis, aumentar as probabilidades de entregas dentro dos prazos e custos planejados, garantindo a qualidade, identificar e reduzir os possíveis riscos dos projetos e aumentar a integração e comunicação da equipe de trabalho.